Organiser l’accueil à l’échelle de votre destination.
Le SADI, ou Schéma d’accueil et de diffusion de l’information, est une démarche pour organiser l’accueil des visiteurs dans l’office et sur le territoire. Il aide à choisir les services à proposer, les lieux et les personnes qui les assurent. Ce dossier explique les cinq phases de la méthode, puis montre comment Roadpress peut aider votre équipe à conseiller, partager ses recommandations et mieux comprendre les demandes.
Comprendre le SADI et son origine
Le SADI invite à regarder où les visiteurs cherchent de l’information : au bureau d’accueil, chez leur hébergeur, sur leur téléphone ou auprès d’autres acteurs du territoire. La MONA situe son origine en 2012, dans la commission prospective d’Offices de Tourisme de France animée par Jean-Luc Boulin, puis la formalisation de sa méthode en 2013.
La méthode aide l’équipe à décider : quel service manque, où le proposer, avec qui et comment vérifier son utilité ? Roadpress est une extension WordPress qui peut aider à mettre certains de ces choix en pratique. Les exemples et conseils de ce dossier montrent comment passer des questions aux actions.
Schéma
Décider ensemble des services à proposer et des priorités, puis organiser les personnes, les lieux et les outils nécessaires.
Accueil
Partir des situations où un visiteur demande conseil, dans l’office comme chez un hébergeur ou un autre partenaire.
Diffusion
Choisir qui partage l’information et comment, pour qu’elle soit utile au visiteur au bon moment.
Information
Transformer des renseignements vérifiés en recommandations adaptées à une demande, une saison et des contraintes concrètes.
Avancer avec les cinq phases de la méthode
La MONA présente cinq phases. Pour chacune, vous trouverez des questions à poser en équipe, un résultat à préparer et une utilisation possible de Roadpress. La méthode guide vos choix ; l’outil vous aide à les mettre en pratique.
Connaître ses clientèles
Qui demande conseil à vos équipes, pour quels besoins et dans quelles situations ? Comparez vos enquêtes, vos observations et les retours des partenaires. Cherchez aussi à connaître les personnes peu présentes dans vos données.
Ce que votre équipe prépare
Les visiteurs à mieux accompagner, leurs étapes de recherche d’information et quelques questions communes à l’accueil.
Comment Roadpress peut aider
Enregistrer les informations utiles sur les visiteurs, leurs demandes et leurs intérêts : c’est la qualification. Elle est possible avec ou sans livret.
Autoévaluer son service d’accueil
Que se passe-t-il avant, pendant et après une demande ? Les visiteurs trouvent-ils quelqu’un pour les aider ? Comprennent-ils le conseil et savent-ils quoi faire ensuite ? Examinez ces questions avec les conseillers.
Ce que votre équipe prépare
Un tableau des points forts, des difficultés et des améliorations à apporter.
Comment Roadpress peut aider
Relire les recommandations, ouvrir le livret comme un visiteur et noter les difficultés de création ou de partage.
Faire l’état des lieux des outils dans et hors les murs
Où l’information est-elle disponible ? Listez bureaux, accueils mobiles, hébergeurs et autres relais. Pour chacun, vérifiez les contenus, les équipements, la connexion et l’accessibilité. Précisez aussi qui les gère et ce qui manque.
Ce que votre équipe prépare
Un tableau des lieux d’accueil, des contenus et moyens de partage disponibles, avec les besoins à traiter.
Comment Roadpress peut aider
Vérifier les contenus disponibles dans WordPress et les comptes à prévoir pour les partenaires choisis.
Construire le schéma et choisir les priorités
Quel service améliorer d’abord, avec quels moyens ? Choisissez une situation d’accueil et les personnes qui vont s’en charger. Décidez comment vérifier que le service répond au besoin. Prévoyez aussi une solution sans téléphone.
Ce que votre équipe prépare
Un plan d’actions qui précise qui fait quoi, quand, avec quels moyens et comment suivre les résultats.
Comment Roadpress peut aider
Préparer un premier essai avec la qualification, des sélections thématiques de contenus (playlists) et des livrets. Choisir les accès et les filtres utiles.
Animer et déployer
Comment faire vivre le service après son lancement ? Prévoyez la formation, les retours des partenaires et la vérification des contenus. Faites le point sur les changements à apporter, notamment au début d’une nouvelle saison.
Ce que votre équipe prépare
Des personnes à contacter et un rendez-vous régulier pour faire le point sur les actions.
Comment Roadpress peut aider
Aider chacun à utiliser son compte, puis examiner l’activité enregistrée avec les administrateurs autorisés avant d’élargir le réseau.
Sept façons de mettre vos choix en pratique
Voici comment Roadpress peut répondre à sept besoins d’accueil. Cette lecture pratique reprend les thèmes du dossier pour les relier au travail quotidien de vos équipes.
- Connaissance des visiteurs
- Le besoinComprendre les demandes et les informations recueillies sur les visiteurs.
- Avec RoadpressEnregistrer les informations avec ou sans livret, puis examiner les réponses obtenues et celles qui manquent.
- Accueil dans les murs
- Le besoinDonner une suite concrète au conseil du comptoir.
- Avec RoadpressComposer un livret avec une sélection, un commentaire de conseiller et les documents utiles au séjour.
- Accueil hors les murs
- Le besoinDonner aux partenaires choisis un outil pour conseiller les visiteurs.
- Avec RoadpressDonner des comptes de conseiller externe pour créer des livrets, sans accès aux réglages ni aux statistiques de l’office.
- Diffusion de l’information
- Le besoinPermettre au visiteur de retrouver les recommandations après l’échange.
- Avec RoadpressPartager un lien ou un QR code, ou envoyer le livret par e-mail ou SMS.
- Suivi de l’accueil
- Le besoinPréparer des bilans par période et par lieu d’accueil.
- Avec RoadpressFiltrer les statistiques par période et point d’accueil, comparer les résultats et exporter une vue ou le rapport complet au format Excel (XLSX).
- Animation du réseau
- Le besoinSavoir qui fait quoi et aider chacun à prendre l’outil en main.
- Avec RoadpressConfier la gestion des comptes, points d’information et contenus aux administrateurs. Prévoir des formations et écouter les retours des équipes.
- Information qualifiée
- Le besoinChoisir dans le catalogue ce qui répond à la demande du visiteur.
- Avec RoadpressUtiliser les contenus WordPress et les playlists pour composer la sélection. Les traductions et les ajouts de l’intelligence artificielle (IA) dépendent des services configurés et doivent être relus.
Trois exemples concrets d’organisation
Ces exemples sont fictifs : ils illustrent des choix d’organisation, sans représenter des clients ni des résultats observés.
Exemple fictif
Un office de tourisme multisites
- La situation
- Une destination dispose de plusieurs bureaux et souhaite associer quelques hébergeurs à son accueil.
- Le problème à résoudre
- Partager les mêmes contenus utiles et comprendre l’activité de chaque point d’information.
- Avec Roadpress
- L’équipe prépare des playlists communes, identifie chaque point d’accueil et attribue les comptes selon les rôles. Elle compare l’activité enregistrée et les retours des partenaires pendant l’essai. Elle choisit ensuite les contenus à compléter avant d’équiper d’autres relais.
Exemple fictif
Des saisonniers à accompagner
- La situation
- Avant la saison, une équipe permanente accueille de nouveaux conseillers et prépare un point d’information mobile.
- Le problème à résoudre
- Donner des repères communs aux saisonniers, tout en leur laissant adapter leurs conseils à chaque visiteur.
- Avec Roadpress
- La formation part de demandes concrètes : noter les besoins, sélectionner des idées, ajouter un commentaire puis partager le livret. Une personne référente aide à résoudre les difficultés. La création nécessite une connexion. Un livret déjà ouvert peut conserver certaines ressources hors ligne, selon ce qui a été chargé.
Exemple fictif
Préparer une démarche qualité
- La situation
- Un office prépare une démarche telle que Destination d’excellence et veut mieux montrer comment il accueille les visiteurs.
- Le problème à résoudre
- Réunir des exemples et suivre les améliorations en s’appuyant sur les critères de la démarche choisie.
- Avec Roadpress
- L’équipe conserve ses procédures, des exemples de livrets et des exports avec leurs dates et filtres. Elle les examine avec son interlocuteur qualité pour préparer le dossier. L’usage de Roadpress ne garantit ni le respect d’un nombre de critères ni l’obtention du label.
Organiser un premier essai
Choisissez un service à tester avec quelques personnes. Définissez où et pendant combien de temps vous allez l’essayer, qui s’en occupe et quand vous ferez le bilan.
Choisir une situation et une question
Par exemple : conseiller les familles dans un bureau et chez un hébergeur volontaire. Écrivez ce que vous voulez comprendre : difficultés de partage, contenus manquants ou demandes fréquentes. Choisissez les participants et la durée de l’essai.
Préparer les contenus et les accès
Vérifiez les fiches, horaires et documents présents dans WordPress. Si les contenus viennent d’un système d’information touristique (SIT), contrôlez les informations disponibles dans le site. Désignez la personne chargée des mises à jour et attribuez des comptes individuels selon les rôles.
Tester le parcours complet
Enregistrez une demande sans livret, puis créez un livret et ouvrez-le sur un téléphone. Testez le lien, le QR code, l’envoi par e-mail et l’envoi par SMS. Relisez les traductions et les ajouts de l’IA. Prévoyez comment aider les personnes sans téléphone ou connexion.
Faire le bilan et décider de la suite
Comparez l’activité enregistrée avec les retours des équipes. Faut-il revoir les contenus, la formation ou l’organisation ? Choisissez une amélioration et la personne qui s’en charge. Décidez ensuite de refaire un essai ou d’étendre progressivement le service.
Mesurer ce que le service permet réellement d’observer
Décidez de ce que vous allez mesurer avant l’essai. Précisez ce que chaque résultat compte : qualifications, livrets ou réponses à une question. Conservez la période et les filtres utilisés. Les administrateurs autorisés peuvent consulter les statistiques. Comparez ces résultats avec vos enquêtes et observations de terrain.
- Échanges qualifiés
Ce que vous pouvez suivreCompter les qualifications enregistrées, avec ou sans livret, et vérifier quelles questions ont obtenu une réponse.
Comment lire ces résultatsCes données ne représentent pas toute la fréquentation de la destination.
- Profils et besoins
Ce que vous pouvez suivreExaminer les origines, la composition des groupes et les intérêts recueillis, en indiquant le nombre de réponses.
Comment lire ces résultatsLes résultats dépendent des personnes interrogées et des réponses manquantes.
- Livrets et contenus recommandés
Ce que vous pouvez suivreSuivre les livrets créés et les contenus recommandés dans ces livrets.
Comment lire ces résultatsUn lieu recommandé, même affiché sur une carte, ne prouve ni déplacement ni visite réelle.
- Activité des points d’accueil
Ce que vous pouvez suivreComparer les périodes, points d’information et types de conseiller avec les filtres disponibles.
Comment lire ces résultatsPour comparer, tenez compte des horaires d’ouverture et de la manière d’enregistrer les échanges.
- Améliorations du service
Ce que vous pouvez suivreNoter en équipe les difficultés signalées, les actions décidées et les corrections vérifiées.
Comment lire ces résultatsCe suivi se construit avec les équipes, en complément des rapports Roadpress.
S’appuyer sur les sources institutionnelles
La MONA explique l’origine et la méthode SADI. Offices de Tourisme de Normandie propose un accompagnement pour construire une stratégie d’accueil avec les acteurs du territoire. Pour Destination d’excellence, consultez les informations et les critères publiés par Atout France. Ces organismes présentent leurs propres démarches. Les conseils pratiques de ce dossier sont rédigés par Roadpress ; les références citées n’impliquent aucun partenariat.
Les questions pour passer à l’action
Les réponses aux questions fréquentes avant de choisir comment utiliser Roadpress.
Roadpress est-il un outil SADI ?
Roadpress aide à mettre certains choix en pratique : enregistrer les demandes, créer des livrets personnalisés et conseiller en réseau. Le SADI aide la destination à organiser son accueil dans son ensemble. L’équipe garde la responsabilité du diagnostic, des décisions et du travail avec les partenaires.
Faut-il déjà avoir un SADI pour utiliser Roadpress ?
Non. Vous pouvez commencer par un besoin précis, avec votre site WordPress et des contenus adaptés. Cet essai peut vous aider à réfléchir à votre accueil. Pour construire un SADI, votre réseau institutionnel peut vous orienter vers des personnes qui connaissent la méthode et peuvent vous accompagner.
Comment associer les partenaires à l’accueil ?
L’office choisit les relais à équiper et organise leur accompagnement. Les conseillers externes composent des livrets dans le cadre défini par votre office ; ils n’accèdent ni aux réglages ni aux statistiques de l’office. Les administrateurs préparent les comptes et les permissions.
Peut-on exporter les données pour les bilans ?
Oui. Les administrateurs autorisés peuvent exporter une vue ou le rapport complet au format Excel (XLSX), avec la période et les filtres utilisés. Vous pouvez utiliser ces fichiers dans vos bilans. Avant de les comparer à d’autres sources, vérifiez les périodes étudiées, les visiteurs concernés et ce que chaque chiffre mesure.
Roadpress permet-il d’obtenir un label qualité ?
L’outil peut aider à réunir des exemples de conseil et des bilans d’activité. Chaque label, notamment Destination d’excellence, possède ses critères et sa procédure d’évaluation. Utiliser Roadpress ne constitue pas une certification et ne garantit pas l’obtention d’un label.
Par où commencer avec notre équipe ?
Choisissez une demande fréquente et quelques personnes volontaires. Vérifiez les contenus, décidez qui fait quoi puis essayez d’enregistrer une demande et de partager un livret. Choisissez ce que vous allez observer et une date de bilan. Une démonstration permet de préparer ce premier essai avec Roadpress.
Roadpress est-il un outil SADI ?
Roadpress aide à mettre certains choix en pratique : enregistrer les demandes, créer des livrets personnalisés et conseiller en réseau. Le SADI aide la destination à organiser son accueil dans son ensemble. L’équipe garde la responsabilité du diagnostic, des décisions et du travail avec les partenaires.
Faut-il déjà avoir un SADI pour utiliser Roadpress ?
Non. Vous pouvez commencer par un besoin précis, avec votre site WordPress et des contenus adaptés. Cet essai peut vous aider à réfléchir à votre accueil. Pour construire un SADI, votre réseau institutionnel peut vous orienter vers des personnes qui connaissent la méthode et peuvent vous accompagner.
Comment associer les partenaires à l’accueil ?
L’office choisit les relais à équiper et organise leur accompagnement. Les conseillers externes composent des livrets dans le cadre défini par votre office ; ils n’accèdent ni aux réglages ni aux statistiques de l’office. Les administrateurs préparent les comptes et les permissions.
Peut-on exporter les données pour les bilans ?
Oui. Les administrateurs autorisés peuvent exporter une vue ou le rapport complet au format Excel (XLSX), avec la période et les filtres utilisés. Vous pouvez utiliser ces fichiers dans vos bilans. Avant de les comparer à d’autres sources, vérifiez les périodes étudiées, les visiteurs concernés et ce que chaque chiffre mesure.
Roadpress permet-il d’obtenir un label qualité ?
L’outil peut aider à réunir des exemples de conseil et des bilans d’activité. Chaque label, notamment Destination d’excellence, possède ses critères et sa procédure d’évaluation. Utiliser Roadpress ne constitue pas une certification et ne garantit pas l’obtention d’un label.
Par où commencer avec notre équipe ?
Choisissez une demande fréquente et quelques personnes volontaires. Vérifiez les contenus, décidez qui fait quoi puis essayez d’enregistrer une demande et de partager un livret. Choisissez ce que vous allez observer et une date de bilan. Une démonstration permet de préparer ce premier essai avec Roadpress.